Partizipation und Klarheit schaffen Akzeptanz für neue Arbeits- und Lernwelten an der Universität Zürich.
Change Prozesse an der Universität Zürich neu gedacht und partnerschaftlich umgesetzt.
Arbeits- und Lernumgebungen sind für die Universität Zürich von hoher strategischer Bedeutung. Um auch künftig international konkurrenzfähig zu bleiben, braucht es Räume, die den Mitarbeitenden und Studierenden der sieben Fakultäten und über 150 Instituten eine zeitgemässe und inspirierende Lehr-, Lern-, Forschungs- und Arbeitsumgebung bieten. Das neue Raumkonzept ist fest in der Zukunftsvision der Universitätsleitung verankert und wurde von dieser im Sommer 2021 bewilligt. Nach seiner Bekanntgabe stiess es jedoch intern auf breite Kritik.
ESSENCE RELATIONS wurde als langjähriger strategischer Partner der universitären Leitung beauftragt, den Change-Prozess zu begleiten beziehungsweise neu zu denken, eine zielführende Kommunikationsstrategie zu entwickeln und daraus resultierende Massnahmen umzusetzen.
«Wandel gestalten ist ein solides Handwerk und ein kontinuierlicher Prozess der Übergänge. Es erfordert einen ganzheitlichen strategischen Ansatz und sichere, transparente Kommunikation.»
Strategie und Lösung
Re-Evaluation der Stakeholder-Bedürfnisse
Eine umfassende Re-Evaluierung der Bedürfnisse der Nutzer:innen gab Aufschluss über die unterschiedlichen Erwartungshaltungen und Vorbehalte im Zusammenhang mit der bevorstehenden Veränderungen der Arbeitswelten.
Einbindung von Meinungsführer:innen
Meinungsführer:innen und ihre Teams wurden verstärkt und gezielt in die zentralen Aspekte des Veränderungsprozesses eingebunden. Durch den Einbezug in die unterschiedlichen Phasen konnten ihre Perspektiven und ihr Einfluss optimal genutzt werden.
Schrittweise Umsetzung
Die schrittweise Umsetzung und kontinuierliche Umsetzung des neuen Raumkonzepts ermöglichte kontrollierbare und anhaltende Veränderung.
Etablierung einer Kultur der Transparenz Integration und des Vertrauens
Mit offener, pro-aktiver Kommunikation der Ziele, Fortschritte und Herausforderungen wurde Transparenz geschaffen. Das Vertrauen wurde durch konsistente und zuverlässige Handlungen aufgebaut und gefestigt.
Umsetzung
Eine erste Ist-Analyse erfolgte mit dem Rektor und der Direktion Immobilien und Betrieb der Universität (DIB) noch während der Pandemie. Diese zeigte der Universitäts-Leitung und den Projektverantwortlichen die Wichtigkeit sachlicher und einbeziehender Kommunikation rund um die geplanten Veränderungen auf. 2022/23 wurden 24 Interviews mit Nutzer:innen geführt und schafften die nötige Wahrnehmung rund ums Thema neues Raumkonzept, die damit verbundenen Erwartungen und Anforderungen. Sowohl hinsichtlich Planung und Umsetzung als auch kommunikativer Begleitung.
Die Resultate der fundierten Stakeholder-Befragung wurden den Dekanaten und der Universitätsleitung präsentiert und in Workshops ausführlich diskutiert. Damit war die Basis für das von der Universitätsleitung beauftragte Kommunikationskonzept gelegt. Dieses erarbeiteten wir in Abstimmung mit der universitären Unternehmenskommunikation sowie der Leitung Kommunikation Direktion Immobilien und Betrieb.
«Eine Veränderung wird unterstützt, wenn Sinn und Zweck plausibel sind.»
Um dem Anspruch aus dem Kommunikationskonzept gerecht zu werden, das Raumkonzept in ein breit abgestütztes Storytelling einzubetten, wurde die Website der Direktion Immobilien und Betrieb der Universität Zürich (DIB) komplett überarbeitet. Wir entwickelten das Konzept und waren für die inhaltliche Umsetzung verantwortlich. Der vereinfachte, klar strukturierte Aufbau und Inhalt hilft heute den Nutzer:innen die Notwendigkeit des neuen Raumkonzeptes zu verstehen und fördert die Akzeptanz für die Veränderung.
Mit animierten Illustrationen werden den Besucher:innen die einzelnen Arbeitswelten näher gebracht; aufgezeigt, in welchen Umgebungen künftig an der Universität Zürich geforscht und gearbeitet wird. Auf der Unterseite „Persönliche Erfahrungsberichte“ berichten Teams in einer von uns produzierten Video-Serie über ihre Erfahrungen während des Planungs- und Umzugsprozesse. Es wird transparent aufgezeigt, wie heute gearbeitet wird. Die nahbaren, authentischen Video-Botschaften helfen zusätzliches Vertrauen zu schaffen und dienen dem Employer-Branding.
Was unsere Kundin sagt
„Die im Rahmen des neuen Raumkonzepts geschaffenen Arbeitswelten ermöglichen Innovation, Kreativität, Interdisziplinarität und Austausch. Genauso wie konzentriertes, wissenschaftliches Forschen und Arbeiten. Wir engagieren uns in sehr enger Zusammenarbeit mit den Entscheidungsträger:innen und ihren Mitarbeitenden für individuelle Lösungen im Rahmen des Möglichen. Die Nutzer:innen gestalten aktiv mit. Von der Analyse bis zur Umsetzung des Konzepts. In Zusammenarbeit mit ESSENCE RELATIONS wurden klare Kommunikationsrichtlinien definiert, konsequente Botschaften formuliert und unsere neue Webseite mit eingebetteten Erfahrungsberichten realisiert. Massnahmen, die den Gesamtprozess zielführend unterstützen.“